Com certeza você quer que sua empresa seja eficiente. Mas, para fazer isso, é preciso primeiro eliminar todos os elementos que geram distração, perda de tempo e energia, que impedem o foco nas tarefas-chave da sua organização. Sabemos que isso não é exatamente fácil. É aí que o software de gestão da manutenção entra!
Com um bom software, com funcionalidades acessíveis e de fácil utilização, muitas vantagens envolvem o uso dessa tecnologia. Vamos entender melhor cada um desses pontos neste artigo e te explicar porque um software de gestão da manutenção deixa sua empresa mais eficiente:
1. Manter o seu fluxo de trabalho fluindo
Um dos jeitos mais fáceis de fracassar é dividir sua atenção. Você pode até conseguir cumprir tarefas realizadas ao mesmo tempo, mas o resultado pode não ficar tão bom quanto o esperado.
Quando o seu fluxo de trabalho trava com tarefas desnecessárias, é difícil manter o foco. Um ou outro detalhe pode passar despercebido e pronto – você já tem um problema para resolver. Ao invés de fazer o que você deveria estar fazendo, acaba desperdiçando tempo e esforço em coisas que poderiam facilmente ser adiadas, ou muitas vezes nem precisavam ser feitas.
Alguns gestores consideram fechar o sistema para acrescentar somente suas tarefas ou aquelas que são mais importantes, e impedir que outros pedidos de trabalho irrelevantes no momento se acumulem. Tecnicamente, isso iria garantir que somente tarefas importantes sejam acrescentadas.
Mas é aí que está o problema: você está cheio de tarefas importantes na sua lista de tarefas, mas não tem todas as tarefas do time. Isso é um problema quando consideramos que as atividades estão interligadas, desde operações pequenas e simples a grandes tarefas. Muita coisa pode ser perdida nesse meio termo, e você não pode esperar que seus colegas sejam capazes de compreender todo o processo sem estarem inteirados com todas as informações.
Muito pelo contrário, você deve encorajá-los a reportar os problemas, e eles devem conseguir fazer isso de forma rápida e simples. Assim, nada importante é perdido e as tarefas podem ser adicionadas ao fluxo de trabalho.
E é aí que os softwares cumprem papel fundamental. Ele permite a comunicação, fazendo com que funcionários possam rapidamente submeter pedidos e registrar tarefas, de forma clara. Isso reduz os riscos de perder alguma mensagem, como acontece com e-mails por exemplo, que podem acabar caindo no spam. Ainda é possível “filtrar” as tarefas colocadas no sistema. Por exemplo: pedidos que já foram resolvidos, ou que são irrelevantes para o seu setor, podem ser eliminados.
2. Priorizar suas tarefas do trabalho
Depois de filtrar as tarefas registradas no sistemas, é preciso organizá-las. É claro que todas serão executadas em algum momento, mas é importante definir aquelas que são prioridade no momento.
Vamos supor que você tem duas tarefas: uma é substituir uma peça em um equipamento que está apresentando defeitos e a outro é trocar uma peça reserva de outro equipamento. É claro que você vai querer começar substituindo a peça que está deixando uma máquina do seu parque tecnológico parada.
Parece simples mas definir prioridades pode ser bem complicado. Basicamente, se resume a decidir o que pode esperar e o que não pode. É preciso considerar: “Se isso falhar, quão ruim é?” “O que é necessário para concluir essa tarefa?”
Pode ser difícil visualizar isso com tantos pedidos e afazeres simultâneos, e, mais uma vez, o software de gestão da manutenção é um braço direito. Uma vez que você tem todos os seus pedidos e tarefas registrados, com apenas alguns cliques, você consegue organizar seu fluxo de trabalho e estabelecer prioridades facilmente.
3. Acompanhar o progresso do time em tempo real
É muito mais fácil acompanhar um projeto quando você pode acessar instantaneamente informações atualizadas sobre ele. O técnico já começou a executar o pedido de reparo naquele equipamento? Há mais peças que precisam ser substituídas? Todas as peças necessárias já foram recebidas? Quanto mais à par do processo você está, mais fácil é finalizá-lo.
Para ver como os softwares tornam isso possível, é legal compará-los ao tradicional sistema de papel e planilha. Neste último, você enfrenta alguns desafios:
- Geralmente há apenas uma cópia do documento que passa na mão de diversos setores, de chefes de departamentos a técnicos, e que pode eventualmente ser perdido. Além disso, exige muito mais esforço e energia.
- Para gerar um pedido de trabalho da forma “tradicional”, você tem que escrever à mão seu pedido em um papel.
- Para assinar um pedido de tarefa, seu técnico tem que voltar ao setor de manutenção para pegar o documento. Se quiser um update sobre como o trabalho do técnico está indo, tem que chamá-lo de volta ao escritório.
É preciso lembrar que muitas tarefas estão interligadas. Em um esquema de organização por planilha ou papel, se um funcionário atualizar uma tarefa, os demais colegas não poderão acompanhar as mudanças. Logo, as chances de falha aumentam consideravelmente, além da falta de comunicação.
Com o software baseado em computação em nuvem, isso fica bem mais fácil. Assim que uma atualização é registrada em um pedido de tarefa, os colaboradores recebem uma notificação, no seu desktop ou celular. Você pode rapidamente rever aquele pedido e começar a construir um pedido de tarefa atualizado. Você pode incluir no sistema:
- Checklists customizáveis
- Materiais e partes associadas
- Cópias digitais de manuais de manutenção e reparo
- Histórico completo de um pedido de tarefa
- Níveis de prioridades
Com um sistema que liga todo os dispositivos, computadores, tablets ou celulares, todos os colaboradores podem olhar para as mesmas informações, atualizadas. Você já não perde tempo procurando planilhas em montes de papel ou documentos em um único desktop. Seu time já está alinhado em tempo integral.
4. Manter um programa de manutenção para reduzir trabalho não planejado
Não é à toa que o software de gestão da manutenção costuma ser automaticamente associado à manutenção preventiva.
Um software com boas funcionalidades deixa o processo de manutenção muito mais ágil. Isso é muito importante para poupar tempo, evitar estresse e garantir uma atuação mais assertiva. Quando você usa uma ferramenta permite que você identifique pequenos problemas e os resolva antes que eles virem bolas de neve, você evita diversos problemas.
Primeiro, geralmente o trabalho segue um cronograma, não é feito de forma aleatória. Todos já tem mais ou menos uma noção do que irão fazer no dia de trabalho. Com um software, você pode se certificar de que tem todos os materiais e partes que precisa, evitando a correria de procurar por materiais nos 45 do segundo tempo.
Planejar significa ter o que você precisa quando você precisa.
Isso ainda ajuda a aumentar o ciclo e vida do seu equipamento; com a capacidade de planejar e corrigir elementos antes que atinjam um ponto crítico a durabilidade aumenta consideravelmente.
5. Revelar tarefas importantes que você talvez nem sabia que existiam.
Por vezes, você não consegue acompanhar todas as tarefas porque não sabe nem quais são. Parece estranho, mas acontece muito. Quando se dá conta, já não consegue saber qual tarefa te custou mais tempo, mão de obra e peças. Nem qual ativo foi mais caro para manter funcionando nos últimos seis meses. Se você não sabe esses dados e nem sabe onde encontrá-los, você precisa de um software de gestão da manutenção.
Se você não lembra esses dados de cabeça, mas conseguiria achá-los após procurar por planilhas e pilhas de papel por horas, você também precisa de um software.
O software te oferece uma série de indicadores-chave de desempenho (KPI’’s) que te ajudam a enxergar um panorama de custos, produtividade e valores. Quando você compreende para onde seu dinheiro está indo e como está sendo usado, consegue pensar em estratégias para gastar menos nas áreas em que é possível economizar. Com o tempo, acompanhando os KPI’s, vocẽ consegue entender melhor o seu progresso.
Menos dor de cabeça, mais eficiência
Como foi possível perceber, o software de gestão da manutenção atua diretamente na otimização e organização dos processos, além de garantir uma comunicação interna muito mais eficiente. Ele permite que você foque nas questões que realmente farão diferença na sua empresa, te poupando da árdua tarefa de filtrar tarefas inúteis.
E se você acha que a implantação de um software seria um custo, está enganado. O software deve ser visto como um investimento, uma vez que o tempo que ele poupa e as atribuições que otimiza geram uma economia considerável. Além disso, o uso dessa ferramenta é uma tendência crescente, e diversas empresas já implantaram softwares.
E aí, entendeu os benefícios do software de gestão e manutenção?
Agora, é hora de descobrir uma questão muita importante: será que o software é a melhor solução para a SUA empresa?
